職場中應學會管理時間
  令人糾結的是,當中國4億人都用上智能手機,當你的上司、同事、客戶能在任何時間找到你并給你發文件讓你處理時,你的業余時間也離崩潰不遠了!

  信息社會,上班族越來越忙,各種會議、計劃、電話、報告排得是滿滿當當,朝九晚五簡直不夠用。更令人糾結的是,當中國4億人都用上智能手機,當你的上司、同事、客戶能在任何時間找到你并給你發文件讓你處理時,你的業余時間也離崩潰不遠了!

  職場人應學會管理時間,戰勝拖延
  面對工作的大爆炸,職場人如何在繁忙的工作中游刃有余,在超過以往任何時代的工作壓力下昂然前行?

  學會管理時間
  對于那些想要積極努力去完成堆在面前的任務的人來說,他們的敵人就是時間。一天只有24小時,刨去吃飯、睡覺、通勤以及一些個人方面的“剛需”,剩下的滿打滿算也只有12個小時。總是覺得時間不夠花,被工作追著跑,怎么辦?
  其實,越是在忙碌的時候,就越要學會管理自己的時間。
  利用自己最高效的時間段是很多成功人士在使用的好辦法。每個人一天當中都有一個可以稱之為高效時段的最佳時間,大多數人早上最為清醒,也有些人下午的狀態最好,很多媒體人士則認為夜深人靜最有效率。最好把那些最具挑戰性的工作拿到這些高效時間里去完成。
  迪士尼的老總羅伯特·愛格爾,每天4時45分起床,到健身房鍛煉,6時進入辦公室閱讀各種資料,直到7時舉行一天當中的第一次會議。“我想人們都有會有自己的生理節奏。”他說,“不過,對我來說,早晨是巔峰時刻,那時候比較心平氣和一點。”
  另一個常用的辦法就是做計劃,給所有工作排個優先順序。
  當然,絕不能僅僅把最緊急的事情排在前面,因為如果這樣的話,長此以往你就會發現最重要的卻不太緊急的事情根本還沒有開始干。硅谷著名的美女、雅虎CEO瑪麗莎·梅耶爾(Marissa Mayer)是堅決執行這個辦法且卓有成效的。她經常檢視大小事的優先順序,確保正在處理的是最重要的事情。2012年,當她被雅虎聘為CEO的時候,她正懷著孕。正是靠著良好的時間管理,她才能兼顧事業和家庭。
  臺灣微軟公關副總經理張衣宜使用的則是更加主動的“期望值”管理法。曾經,她一天五六場會議家常便飯,IM(微軟內部通訊)隨時擠滿了數十條未讀訊息;微軟內規,若對一件議案有異議,須在48小時回覆,否則視同同意,這讓她到哪里都得帶著電腦;三百六十度績效評估加上平衡計分表,要求她不只要討好區域主管,還得打點平行部門的主管。這樣的工作狀態,必須有管理時間的新思維。
  在市場不確定性極高、產品周期變短、工作被劃分成分秒的情況下,與其長期處于被動狀態,坐等突發狀況上門,不如拿回時間自主權;與其被不可控制的事情追著跑,不如先發制人,主動管理影響你時間的人,例如上司、同事、部屬、客戶。時間管理問題多數是跟人互動所產生的。當你讓對方覺得,他所在意的事情可實現性越高,或此事對他很有用時,對他的激勵效果越強,就更能令他完成你想要的目標。這樣一來,你的時間自主權就變高了。
  每年,張衣宜都需要業務部門幫忙,找客戶談與微軟合作的感受,放上內部網站。但是,業務部門會想:“我拿到業績就好了,干嘛還要幫你做這件事?”她就告訴業務部門,可以特別針對客戶想開發的國家發業務通訊,增加曝光,對客戶業務推展也有幫助,提高業務部門幫忙的意愿。
  提高員工對新工作的期望值,對于主管來說是省時利器。第一太平戴維斯董事長朱幸兒必須開創豪宅業務并兼顧商辦事業。她在內部強調豪宅業績的成長速度加快,制定商辦業務幫忙開發豪宅的業績辦法,讓商辦業務更愿意開發豪宅,大量省去她親自帶豪宅部門的時間。

  戰勝“拖延癥”
  很多人對于堆積如山的任務的態度不是努力去應對,而是想方設法地躲避,仿佛不去做的話這個單調乏味或令人倍感壓力的事就會自己消失。
  若干年前,美國經濟學家喬治·阿克洛夫在印度工作。他的朋友兼同事斯蒂格利茨來看他,落下一箱衣服,他得把這些衣服從印度郵遞至美國。阿克洛夫急著想將它們送回去,但印度的官僚體系和阿克洛夫自己稱作“我在這些事情上的無能”使之成為一件麻煩事——確實,他估計這將會占去一整個工作日的時間。于是,他一周又一周地推遲處理這件事情。每早醒來他都決定第二天早上去把箱子寄給斯蒂格利茲,但那一刻從未到來。八個月后,直到阿克洛夫自己都快要回國了他才解決了這個問題:另外一個朋友恰好也要寄一些東西回美國,于是阿克洛夫得以搭便車將衣服一同捎回去??悸塹街藜視始牟晃榷ㄐ?,阿克洛夫很有可能比斯蒂格利茨的襯衫提早到達美國。
  這就是拖延癥。當你把不想做的事情扔到一邊時,你會產生一種控制的錯覺,以及一種在工作中其他地方無法找到的及時短暫的快感。調查顯示,86%的職場人聲稱自己有拖延癥,50%的職場人不拖到最后一刻,不會開始動手工作,13%的人不拖到領導再催絕不完成。
  個人生產力專家戴維·艾倫認為,拖延的原因是恐懼和焦慮,而不是懶惰。所以,戰勝拖延癥的首要辦法就是提升自己的意志力。如果你的拖延癥來自內心深處對工作的恐懼,那么你可能需要勵志啦。
  第二個辦法來自如何應對焦慮。我們工作環境的復雜和流動性給我們的工作帶來非常大的不確定性,這會讓我們非常焦慮??朔孤薔鴕Щ崢刂譜約旱那樾?,對一些應該做的事情,應立即行動,快30秒。比如,周末是睡懶覺還是去參加論壇或講座,這時候,就要提前30秒,快速做出積極的決定,而不是躺在那兒考慮半天就是不行動。
  對于通信工具造成的焦慮,或許可以嘗試屏蔽方法。一些催命Call,可以關掉它!但若是部屬,選擇性較少,長官Call你,能不回嗎?專家建議,上司要求的無非是效率,緊急事件當然得立即處理,如果非緊急事件,下班可以不回,但為了避免上司不高興你沒即時回應,可以先回“收到,明天X點回復”,第二天一早提出更有價值的方案??襠戀腝Q,在需要專心的時候也可以關掉,你會發現你的工作效率驚人。
  第三,要提高效率。你還得學會在通勤時間做一些必要的工作,這會補償很大一部分工作時間。說真的,在擁擠的地鐵里構思工作,可比踮著腳在別人肩膀上看電影舒服多了。

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